Standar Prosedur Operasional GJMF

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)
TUGAS TIM GUGUS JAMINAN MUTU FAKULTAS (GJMF)
FAKULTAS FARMASI UNMUL

1. SPO Pembuatan Dokumen Mutu SPMI Fakultas

1.1 SPO Pembuatan Dokumen Standar Mutu SPMI

  1. Menyiapkan form isian standar  mutu sesuai dengan yang diacu oleh Universitas
  2. Menuliskan visi, misi, tujuan dan kekhasan FF Unmul
  3. Menuliskan rasionalisasi standar
  4. Menuliskan pihak yang bertanggung jawab untuk mencapai standar
  5. Menuliskan definisi istilah
  6. Menuliskan pernyataan isi standar disesuaikan dengan
  7. Menuliskan strategi pelaksanaan standar
  8. Menuliskan indikator ketercapaian standar
  9. Menetapkan dokumen terkait
  10. Menuliskan daftar referensi
  11. Melengkapi halaman pengesahan
  12. Pembuat standar menandatangani kolom pertama
  13. Meminta persetujuan dan tandatangan kepada Ketua GJMF, WD 1, Ketua Senat, dan Dekan
  14. File dibuat dalam bentuk pdf
  15. Print out asli disimpan di ruang GJMF
  16. File disebarkan ke semua pemegang dokumen mutu, disimpan di aplikasi e-arsip Fakultas, dan melalui website farmasi Unmul, link GJMF

1.2 SPO Pembuatan Standar Turunan dari Standar Utama

  1. Dipilih standar utama yang memerlukan standar turunan
  2. Menetapkan standar turunan yang akan dibuat dengan mempertimbangkan urgensi dari masing-masing turunan
  3. Setiap standar turunan dilengkapi sesuai poin-poin yang ada pada dokumen standar utama, kemudian dibuat masing-masing manual mutunya
  4. Dimintakan persetujuan Dekan, Ketua Senat, WD 1, dalam lembar pengesahan
  5. File disebarkan ke semua pemegang dokumen, disimpan dalam aplikasi e-arsip fakultas, dan melalui website farmasi Unmul

1.3 SPO Pembuatan Manual Mutu (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengelolaan, Peningkatan/PPEPP)

  1. Manual mutu Penetapan dibuat terlebih dahulu
  2. Satu dokumen manual tidak lebih dari 5 halaman
  3. Jika terlalu banyak yang masuk di manual mutu tersebut, dapat dijabarkan dalam dokumen lain berupa Instruksi Kerja (IK) atau dibuat standar turunan yang baru
  4. Manual pelaksanaan, evaluasi, pengelolaan, dan peningkatan dibuat selaras dengan manual penetapan
  5. Salah satu manual dapat dihilangkan jika memang standar tersebut tidak memerlukan salah satunya
  6. Lembar pengesahan dibuat dan disetujui oleh para pimpinan terkait
  7. Dokumen mutu berupa file disebarkan ke setiap pemegang dokumen mutu yang telah ditetapkan, disimpan dalam aplikasi e-arsip fakultas, dan melalui website Farmasi Unmul

1.4 SPO Pembuatan Formulir dari setiap Manual Mutu

  1. Manual mutu tertentu memerlukan formulir untuk mempermudah dokumentasi pelaksanaannya
  2. Formulir yang sudah ada di unit terkait akan digunakan dalam dokumen, jika perlu akan disarankan revisinya oleh GJMF supaya mempermudah evaluasi
  3. Formulir yang belum ada akan diusulkan formatnya oleh GJMF ke ketua unit terkait
  4. Isi formulir disesuaikan dengan tujuan penggunaan formulir

2. SPO Pembuatan Dokumen Mutu SPMI Fakultas

  1. Revisi dokumen mutu dilakukan secara berkala sesuai dengan perkembangan peraturan mengenai standar mutu akademik maupun non akademik yang perlu disempurnakan dari dokumen sebelumnya
  2. Revisi dilakukan dengan berdasar pada peraturan yang berlaku dan mempertimbangkan PPEPP dari pelaksanaan standar mutu yang telah digunakan saat itu
  3. Revisi dilakukan oleh GJMF dengan meminta persetujuan Dekan dan Ketua Senat
  4. Revisi dilakukan minimal setahun sekali untuk memastikan dokumen yang menjadi acuan penjaminan mutu di Fakultas tetap mengikuti perkembangan terkini
  5. Revisi dapat melibatkan LP3M
  6. Hasil revisi didaftarkan ke LP3M Unmul
  7. Halaman yang direvisi ditulis di halaman catatan perubahan
  8. Personil yang merevisi ditulis namanya di lembar pengesahan sebagai penanggung jawab revisi
  9. File hasil revisi disosialisasikan ke unit yang terkait dan para pemegang dokumen mutu, e-arsip fakultas, dan website farmasi Unmul

3. SPO Monitoring dan Evaluasi di setiap Unit di FF Unmul

  1. Monitoring dan evaluasi setiap unit dilakukan oleh setiap Ketua Unit secara berkala dan berkelanjutan sesuai SPO masing-masing ketua/pimpinan unit (setiap 3 bulan, setiap semester, atau setiap tahun)
  2. Monev oleh ketua unit meliputi pelaksanaan SOP kerja setiap personil yang ada di bawah kendalinya
  3. Monev oleh ketua unit  digunakan untuk mengukur ketercapaian target kinerja unit tersebut dalam waktu tertentu, sehingga capaian kinerjanya dapat dievaluasi secara berkala sebelum target waktu pelaksanaannya selesai
  4. Laporan hasil monev berkala dilaporkan ke atasan langsung masing-masing ketua unit, dengan tembusan ke GJMF
  5. Pimpinan dari setiap ketua unit akan menilai capaian kinerja bawahannya, sedangkan GJMF menilai kesesuaian antara kinerja unit tersebut dengan standar mutu yang telah ditetapkan
  6. Jika GJMF menemukan ada kekurangan atau ketidak sesuaian, maka hal tersebut akan disampaikan dalam rapat dengan Dekan dan Senat Fakultas mengenai upaya peningkatan mutu kinerja unit tersebut kedepannya
  7. Jika sifatnya harus ditangani segera, rapat akan diadakan di luar rapat tinjauan manajemen
  8. Jika permasalahan sifatnya sistemik dan tidak dapat ditangani sendiri di internal fakultas, maka GJMF mengajukan permohonan ke Dekan untuk meminta Audit Mutu Internal dari LP3M di luar jadwal audit rutin.

4. SPO Audit Silang

  1. Audit silang antar prodi di FF Unmul dilakukan untuk memastikan kelengkapan standar mutu dan dokumen-dokumen terkait akreditasi telah dikumpulkan sedikit-demi sedikit di setiap prodi, sehingga memudahkan jika ada visitasi sewaktu-waktu
  2. Tim auditor adalah dosen-dosen yang telah tersertifikasi sebagai auditor (sudah mengikuti pelatihan AMI) dan dibagi menjadi tim auditor D III, S1, dan PSPA sesuai homebasenya
  3. Auditor akan mengaudit prodi di luar homebasenya
  4. Permintaan audit silang dilakukan oleh GJMF dengan persetujuan Dekan Fakultas Farmasi
  5. Laporan audit silang digunakan sebagai dasar perbaikan manajemen mutu di setiap prodi secara berkelanjutan, tidak tergantung pada akhir masa akreditasi
  6. Laporan audit silang diserahkan ke Dekan, GJMF, dan Koordinator Prodi yang diaudit
  7. Sertifikat pelaksana audit internal disediakan oleh GJMF dengan ditandatangani Dekan dan diserahkan kepada setiap auditor sebagai tanda apresiasi kinerja.

5. SPO Audit Mutu Internal

  1. Audit Mutu Internal (AMI) dilakukan secara berkala minimal setahun sekali oleh LP3M
  2. Jika LP3M sudah memplotkan visitasi ke FF Unmul, maka FF Unmul tidak perlu mengajukan permohonan audit
  3. Jika LP3M belum memplotkan visitasi AMI ke FF Unmul, maka GJMF mengajukan permohonan ke Dekan untuk bermohon ke LP3M supaya diadakan AMI di FF Unmul
  4. Auditor AMI ditunjuk oleh Ketua LP3M dan harus berasal dari fakultas lain supaya penilaiannya lebih obyektif.
  5. Laporan Audit disampaikan ke GJMF, Dekan, Koordinator Prodi yang diaudit, dan Ketua LP3M Unmul
  6. Hasil laporan audit tersebut menjadi dasar perbaikan mutu di FF Unmul, dipertimbangkan dalam rapat tinjauan manajemen, dan dokumennya disimpan untuk keperluan akreditasi selanjutnya.

6. SPO Penyampaian hasil penjaminan mutu pada Rapat Tinjauan Manajemen tahunan

  1. Hasil audit silang, hasil AMI, dan hasil pemantauan laporan kinerja setiap unit dibuat rangkumannya oleh Tim GJMF
  2. Diklasifikasikan mana yang masuk memenuhi syarat, ketidak sesuaian, observasi, dan perlu tindak lanjut
  3. GJMF menyampaikan permasalahan, akar permasalahan, dan saran untuk mengatasi permasalahan tersebut kepada Dekan dan jajarannya, serta kepada Senat Fakultas Farmasi
  4. Hasil kesepakatan berupa tindakan perbaikan yang disetujui bersama akan diimplementasikan ke unit terkait dengan komando langsung dari pimpinan unit yang bermasalah tersebut

7. SPO Sosialisasi standar baru ataupun revisi kepada setiap pemegang dokumen mutu di FF Unmul

  1. Standar utama yang baru dibuat sesuai perkembangan kelengkapan dokumen mutu yang dipersyaratkan untuk Perguruan Tinggi
  2. Revisi dilakukan dengan mempertimbangkan peraturan, standar mutu, dan kondisi lapangan
  3. Dokumen revisi akan disosialisasikan jika sudah mendapat persetujuan dari Dekan dan jajarannya, serta Ketua Senat Fakultas
  4. Dokumen dibuat dalam bentuk paperless dan didistribusikan melalui email instansi ke para pemegang dokumen standar yang telah ditetapkan
  5. Dokumen juga disosialisasikan di website farmasi Unmul, dan diarsipkan di e-arsip fakultas oleh Kasubbag TU

8. SPO Pendaftaran Dokumen Mutu ke LP3M

  1. Dokumen mutu baru dan Revisi dibuat dalam bentuk pdf kemudian di-upload di website farmasi Unmul dengan bantuan Tim IT FF Unmul
  2. Link dokumen tersebut dilampirkan dalam surat permohonan pendaftaran dokumen mutu ke LP3M, yang dibuat oleh GJMF ke Dekan
  3. Dekan menandatangani surat pendaftaran dokumen mutu dengan lampiran tautan tersebut kemudian disampaikan ke Ketua LP3M
  4. Ketua LP3M menindaklanjuti pendaftaran dokumen tersebut