Tupoksi GJMF

TUGAS POKOK, FUNGSI DAN TARGET KERJA GUGUS JAMINAN MUTU FAKULTAS

Gugus Jaminan Mutu Fakultas (GJMF) Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman memiliki tugas pokok dan fungsi yang terangkum dalam target jangka pendek dan jangka panjang sebagai berikut:

Rancangan Target Kerja GJMF Jangka Pendek (Agustus-Desember 2019)

Pelaksana: Ketua dan Sekretaris GJMF FF Unmul

A. Dokumen Mutu

  1. Revisi dan melengkapi dokumen mutu SPMI bersama dengan Tim Perumus, sesuai dengan perkembangan terbaru peraturan mengenai mutu pendidikan di perguruan tinggi
  2. Sosialisasi dokumen mutu SPMI ke setiap unit di FF Unmul dan mendaftarkan dokumen tersebut ke LP3M
  3. Coaching revisi dokumen mutu dari LP3M untuk GJMF dan Tim Perumus Dokumen Mutu Fakultas Farmasi Unmul

B. Berkoordinasi dengan Ketua Senat, Dekan, dan LP3M

  1. Mengusulkan perubahan posisi GJMF di struktur organisasi Fakultas Farmasi Unmul agar cakupan penjaminannya lebih fleksibel sesuai tuntutan SPMI yang mencakup akademik dan non-akademik, termasuk pembiayaan.
  2. Mengusulkan Unit Jaminan Mutu di setiap Prodi dalam rangka perpanjangan tangan GJMF di setiap Prodi, sehingga dokumen mutu yang diperlukan pada saat akreditasi dapat dilengkapi secara bertahap dan tidak menumpuk menjelang reakreditasi.
  3. Mengikuti rapat-rapat rutin GJMF se-Unmul yang diselenggarakan oleh LP3M dalam rangka koordinasi rutin perkembangan penjaminan mutu Universitas

C. Identifikasi Permasalahan di Tingkat Prodi dan Fakultas Berdasarkan Hasil Monev Setiap Pimpinan Unit

  1. Identifikasi mahasiswa bermasalah

1.1 Mahasiswa  aktif registrasi namun tidak aktif kuliah

1.2 Mahasiswa tugas akhir yang tidak fokus menyelesaikan studi

1.3 Mahasiswa dengan masa studi di atas 5 tahun

1.4 Mahasiswa dengan perilaku kurang baik

  • Identifikasi masalah pada pelayanan akademik

2.1 Presensi kuliah

2.2 Jadwal kuliah

2.3 Pelayanan KRS

2.4 Pelayanan surat menyurat

2.5 KHS dan transkrip nilai

2.5 Urusan sidang, seminar, dan ujian tugas akhir

  • Identifikasi hasil monitoring prodi terhadap MK tertentu

3.1 MK dengan silabus yang belum jelas

3.2 MK dengan jumlah mhs mengulang tinggi/nilai rendah

3.3 MK terintegrasi (memeriksa ketercapaian CPL nya)

  • Identifikasi masalah pada bagian tata usaha dan perlengkapan

4.1 Pengurusan surat

4.2 Pengurusan beasiswa

4.3 Peminjaman perlengkapan untuk keperluan perkuliahan dan kegiatan mhs

4.4 Urusan lainnya

  • Identifikasi permasalahan pada sarana dan prasarana

5.1 Kebersihan dan kelengkapan sarpras untuk perkuliahan

5.2 Alat dan bahan yang memadai untuk praktikum

5.3 Kecukupan sarana dan prasarana untuk pelaksanaan tugas akhir

  • Identifikasi permasalahan pada sistem IT

6.1 Ketersediaan jaringan internet untuk keperluan perkuliahan

6.2 Lain-lain

  • Identifikasi permasalahan pada pelayanan perpustakaan

7.1 Kelengkapan buku

7.2 Kemudahan akses jurnal ilmiah

  • Identifikasi permasalahan pada acara-acara yang memerlukan SK kepanitiaan

8.1 Penunjukan ketua panitia dan koordinator

8.2 Permasalahan pada kegiatan serupa tahun sebelumnya

8.3 Permasalahan yang muncul berulang

  • Identifikasi permasalahan terkait lembur, overtime, keterlambatan, ketidak hadiran pengelola

9.1 Frekuensi lembur

9.2 Keterlambatan masuk kerja

  1. Identifikasi permasalahan terkait pelaksanaan tridarma

10.1 Pendidikan

10.2 Penelitian

10.3 Pengabdian kepada Masyarakat

D. Audit Mutu

1. Audit silang oleh auditor internal Fakultas Farmasi Unmul

2. Audit internal oleh auditor mutu Universitas (dari fakultas lain) dengan pengajuan audit ke LP3M Unmul

E. Pendampingan pengumpulan data borang akreditasi secara rutin-real time oleh prodi, dilaksanakan oleh UJM

F. Rapat Tindak Lanjut Temuan dengan Dekan dan Senat Fakultas

  1. Rapat khusus dengan Dekan dan Senat Fakultas untuk pembahasan masalah yang harus segera ditangani
  2. Rapat Tinjauan Manajemen

G. Audiensi

Turut berperan serta dalam:

  1. Temu civitas
  2. Temu alumni
  3. Peningkatan mutu akademik dan non-akademik dengan pelatihan tertentu

H. Berkoordinasi dengan Kasubbag TU untuk Menyiapkan Aplikasi E-Arsip Sehingga Mudah Ditelusuri, Dievaluasi, dan Diaudit

  1. Menyiapkan checklist dokumen yang diperlukan sesuai dengan yang dipersyaratkan di SPMI
  2. Menyiapkan checklist dokumen yang diperlukan untuk akreditasi serta sistem penataannya